BPM vs Workflow: Sự khác biệt và vai trò trong quản lý quy trình kinh doanh

Trong quản lý quy trình kinh doanh, hai thuật ngữ phổ biến là BPM (Business Process Management) và Workflow. Tuy có liên quan chặt chẽ đến quản lý quy trình, nhưng chúng có sự khác biệt và vai trò riêng trong tổ chức. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về BPM và Workflow, cũng như những điểm khác nhau giữa chúng.

BPM

BPM là gì?

BPM (Business Process Management) là một phương pháp toàn diện nhằm quản lý, tối ưu hóa và cải thiện các quy trình kinh doanh trong tổ chức. Nó bao gồm việc xác định, tổ chức, thực thi, kiểm soát và cải tiến liên tục các quy trình để đạt được hiệu suất và hiệu quả tối đa.

Vai trò của BPM

BPM không chỉ tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình, mà còn xem xét toàn bộ chuỗi giá trị kinh doanh. Nó giúp tổ chức định nghĩa, kiểm soát và điều chỉnh các quy trình từ giai đoạn lập kế hoạch đến thực thi và theo dõi. Với BPM, tổ chức có khả năng đảm bảo công việc được thực hiện theo cách tốt nhất, từ đó tăng cường năng suất, chất lượng và khả năng cạnh tranh.

Workflow

Workflow là gì?

Workflow là một chuỗi các bước và quy trình mà công việc đi qua để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể. Nó chỉ định luồng công việc, từng bước cần thực hiện và người thực hiện trong quá trình làm việc. Workflow có thể được biểu diễn bằng sơ đồ hoặc hệ thống quản lý công việc.

Vai trò của Workflow

Workflow tập trung vào việc tổ chức và điều phối công việc trong một quy trình cụ thể. Nó định rõ các bước, luồng và quyền hạn trong quá trình làm việc. Workflow giúp đảm bảo rằng công việc được thực hiện theo trình tự, giảm thiểu lỗi và tăng cường hiệu suất.

Sự khác biệt giữa BPM và Workflow

Phạm vi quản lý

BPM: BPM bao gồm quản lý toàn diện các quy trình kinh doanh trong tổ chức, từ lập kế hoạch, thực thi, đánh giá đến cải tiến liên tục.
Workflow: Workflow tập trung vào việc quản lý và điều phối công việc trong một quy trình cụ thể.

Mức độ tự động hóa

BPM: BPM thường bao gồm sự tự động hóa quy trình kinh doanh thông qua việc sử dụng công nghệ và hệ thống quản lý quy trình.
Workflow: Workflow có thể tự động hóa một phần hoặc toàn bộ các bước công việc trong quy trình.

Phạm vi ứng dụng

BPM: BPM có thể áp dụng cho các quy trình kinh doanh phức tạp và toàn diện trong tổ chức, bao gồm nhiều bộ phận và hệ thống liên quan.
Workflow: Workflow thường áp dụng cho các quy trình làm việc cụ thể trong một bộ phận hoặc nhóm công việc.

Ví dụ minh họa

Để hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa BPM và Workflow, hãy xem một ví dụ về quy trình xử lý đơn hàng trong một công ty sản xuất.

Workflow: Trong quy trình xử lý đơn hàng, workflow định rõ các bước từ khi nhận đơn hàng, kiểm tra hàng tồn kho, xác nhận đơn hàng, đóng gói và vận chuyển. Nó chỉ định người thực hiện và thời gian thực hiện mỗi bước.
BPM: Trong quy trình xử lý đơn hàng, BPM không chỉ quản lý các bước công việc như workflow, mà còn xem xét các quy trình liên quan, như quy trình kiểm soát chất lượng và quy trình thanh toán. Nó cũng đảm bảo sự liên kết và tương tác giữa các bộ phận và hệ thống.

Kết luận

BPM và Workflow đều có vai trò quan trọng trong quản lý quy trình kinh doanh. BPM tập trung vào việc quản lý và cải thiện toàn diện các quy trình, trong khi Workflow tập trung vào tổ chức và điều phối công việc trong một quy trình cụ thể. Hiểu rõ sự khác biệt giữa BPM và Workflow giúp tổ chức áp dụng phương pháp phù hợp để nâng cao hiệu suất, chất lượng và khả năng cạnh tranh.